Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Stand: Oktober 2026. Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird im Kundenkonto unter Angabe der Firma bestätigt; Firma, Zeitpunkt und Version werden als Nachweis gespeichert. Er gilt ausserdem als vereinbart, sobald ein Konto bei PDF Splitter eröffnet oder ein Plan abgeschlossen wird. Eine unterzeichnete Fassung senden wir auf Wunsch per E-Mail.
1. Parteien und Gegenstand
Verantwortliche ist die Kundin oder der Kunde von PDF Splitter (nachfolgend «Verantwortliche»). Auftragsverarbeiterin ist die Agenturen Mani, Einzelunternehmen, Inhaber: Sepehr Mani, Hinterbergstrasse 21, 6330 Cham, Schweiz (nachfolgend «Auftragsverarbeiterin»). Dieser Vertrag konkretisiert die Pflichten nach Art. 9 DSG und Art. 28 DSGVO für die Verarbeitung von Personendaten im Rahmen von PDF Splitter.
2. Art, Zweck und Dauer der Verarbeitung
Die Auftragsverarbeiterin analysiert hochgeladene PDF-Dokumente mithilfe künstlicher Intelligenz, um Dokumentgrenzen zu erkennen sowie Dateinamen und Dokumentdaten vorzuschlagen. Die Dokumente werden nur für die Dauer der Analyse verarbeitet und weder gespeichert noch protokolliert. Der Vertrag gilt für die Dauer der Nutzung von PDF Splitter.
3. Art der Daten und betroffene Personen
Verarbeitet werden alle Personendaten, die in den Dokumenten der Verantwortlichen enthalten sind, zum Beispiel Namen, Adressen, Finanz- und Lohndaten sowie unter Umständen besonders schützenswerte Personendaten. Betroffen sind insbesondere Mandantinnen und Mandanten, Mitarbeitende und Geschäftspartner der Verantwortlichen.
4. Pflichten der Auftragsverarbeiterin
- Sie verarbeitet Personendaten nur auf dokumentierte Weisung der Verantwortlichen; die Nutzung von PDF Splitter gemäss Funktionsumfang gilt als Weisung.
- Sie verpflichtet alle Personen mit Zugriff zur Vertraulichkeit.
- Sie trifft die technischen und organisatorischen Massnahmen gemäss Ziffer 7.
- Sie unterstützt die Verantwortliche bei Anfragen betroffener Personen und bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, soweit dies mit vertretbarem Aufwand möglich ist.
- Sie meldet Verletzungen der Datensicherheit unverzüglich, in der Regel innert 72 Stunden nach Kenntnis.
- Da Dokumente nicht gespeichert werden, ist nach Ende der Verarbeitung keine Rückgabe oder Löschung von Dokumenten nötig. Kontodaten werden nach Kündigung auf Wunsch gelöscht.
5. Unterauftragsverarbeiter
Die Verantwortliche genehmigt den Beizug folgender Unterauftragsverarbeiter:
| Unterauftragsverarbeiter | Leistung | Ort der Verarbeitung |
|---|---|---|
| Google Cloud EMEA Ltd. (Vertex AI) | KI-Analyse der Dokumente | EU (Multiregion «eu») |
| Cloudflare, Inc. | Hosting, Datenbank, verschlüsselte Weiterleitung von Handy-Scans | EU (Datenbank), weltweites Netzwerk |
| Hostpoint AG | E-Mail-Versand | Schweiz |
Über geplante Änderungen informiert die Auftragsverarbeiterin mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail. Die Verantwortliche kann aus wichtigem Grund widersprechen und den Vertrag in diesem Fall kündigen.
6. Ort der Verarbeitung
Die Dokumente werden in der Schweiz und in der EU verarbeitet. Eine Übermittlung von Dokumenten in Drittstaaten ohne angemessenes Datenschutzniveau findet nicht statt.
7. Technische und organisatorische Massnahmen
- Verschlüsselung aller Übertragungen (TLS); Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei Handy-Scans per QR-Code.
- Keine Speicherung von Dokumenten, extrahierten Texten oder KI-Ergebnissen; keine Inhalte in Protokollen.
- Trennung und Benennung der Dateien im Browser der Verantwortlichen.
- Passwörter nur als kryptografischer Hash; geschützte Session-Cookies; Begrenzung von Anmeldeversuchen.
- Bot-Schutz und Missbrauchsbegrenzung; Zugriff auf Verwaltungsfunktionen nur für berechtigte Administratoren.
- Regelmässige Aktualisierung der eingesetzten Software.
8. Kontrollrechte
Die Verantwortliche kann die Einhaltung dieses Vertrags durch Einholen von Auskünften überprüfen. Vor-Ort-Prüfungen sind nach Absprache und auf Kosten der Verantwortlichen möglich.
9. Haftung und Schlussbestimmungen
Die Haftung richtet sich nach den AGB. Es gilt Schweizer Recht, Gerichtsstand ist Cham (ZG). Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag den AGB vor, soweit es um den Schutz von Personendaten geht.